Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Urząd Miasta i Gminy w Wąchocku

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych:

Art. 6 ust. 1 lit a RODO – przetwarzanie na podstawie wyrażonej zgody, przez osobę, której dane dotyczą;

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

W przypadku pojawienia się innego celu niż wymieniony powyżej, obowiązek informacyjny zostanie Państwu przekazany bezpośrednio w formularzu lub podczas pierwszej czynności skierowanej do Państwa przez Administratora.

Odbiorcy danych osobowych

Pozyskane dane osobowe mogą być udostępniane w celu wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami danych mogą być:

• organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa
• strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa;
• podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego - w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych;
• podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
• banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;
• osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.

Państwa dane nie są przetwarzane poza obszarem Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Państwa dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Państwa.

W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

• Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67).
• Po zrealizowaniu umowy, Państwa dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie;
• Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Państwa zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania;
• W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres max. 3 miesięcy, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania nagrań dla celów dowodowych, w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy;
• Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Prawa osób, których dane dotyczą

• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a lub b RODO: 

• prawo dostępu do treści danych 
• prawo do sprostowania danych 
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) 

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych 
• prawo do przenoszenia danych 

• Jeżeli podstawią prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO: 

• prawo dostępu do treści danych 
• prawo do sprostowania danych 

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych 

Prawo do cofnięcia zgody: 

Jeżeli przetwarzanie odbywa się  na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) dane będziemy przetwarzać do momentu jej wycofania. Zgodę można wycofać w każdej chwili, przesyłając wiadomość e-mail na wskazany powyżej adres e-mail lub osobiście w siedzibie Administratora.

Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: 

Jeśli dopatrzą się Państwo naruszeń ze strony ADO, co do bezpieczeństwa przetwarzania tych danych, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualny adres organu nadzorczego to: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

• wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;
• dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;

Niepodanie danych osobowych w będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane, w szczególnych przypadkach ich nie podanie nie wpływa na tok oraz wynik prowadzonego postępowania, w szczególności w procedurach podatkowych i naliczaniu opłat lokalnych.

Bezpieczeństwo danych:

Państwa dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z postanowieniami RODO, na piśmie lub w formie elektronicznej, w celach podanych powyżej oraz przy wykorzystaniu odpowiednich metod, służących zagwarantowaniu bezpieczeństwa i poufności danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO. Współpraca pomiędzy Urzędem, a podmiotami biznesowymi jest regulowana przez odpowiednie przepisy prawa.